Herramientas básicas I

La nueva interfaz es sustancialmente diferente con respecto a 2003. Lo que todo el mundo se pregunta Pero…¿dónde están las cosas?. Todo ha cambiado, tanto los menús como algunos procedimientos.

Empezando por la barra de menú lo primero que nos encontramos es el botón de office en la versión 2007 y la pestaña Archivo en la versión 2010. Dicho botón nos da acceso a las opciones Nuevo,Abrir,Guardar, Guardar como, imprimir etc.

Si deseamos crear un nuevo libro botón office>Nuevo (2007)  o Archivo-Libro blanco-Crear (2010). Por ejemplo crearemos un libro nuevo que lo llamaré PRUEBA1. Este libro los guardaré en el directorio que desee, haciendo notar que en estas versiones existen varias opciones para guardar un libro de Excel. Como libro de Excel con la extensión .xlsx (.xls en versión 2003). O como Libro de Excel habilitado para macros (con extensión .xlsm).

Como recordará Excel 2003 no distinguía, cuando se guardaban, libros con macros de libros sin macros. De hecho cuando intentábamos abrir un libro con macros nos avisaba e incluso nos impedía actuar sobre los objetos VB si no bajábamos el nivel de seguridad. Este tratamiento en cuanto a la seguridad no ha cambiado ni en 2007  ni en  2010. No obstante para poder trabajar con libros de extensión .xlsm debemos habilitar la seguridad de la siguiente manera:

Programador> Seguridad de macros / Habilitar todas las macros-.

En Excel 2010 debemos ir a Archivo>Opciones>Centro de confianza—>Clic en configuración de centro de confianza>Configuración de macros. Marcamos

Habilitar todas las macros

Con un pequeño ejemplo podemos ir tomando contacto con la nueva interfaz, por ejemplo imaginemos que queremos hacer un pequeño gráfico para comparar tarifas de telefonía móvil. Una vez iniciado Excel, introducimos los datos de la misma manera a como lo haríamos en la versión 2003.

La introducción de las fórmulas no varía, como tampoco lo hace las referencias absolutas y relativas. Es decir podemos anclarr las celdas que nos interesa con el signo $.

Una vez rellenada la hoja con los datos, podemos insertar un gráfico. En principio el icono para insertar gráficos no está presente en la cinta de opciones. A diferencia de la versión 2003, en 2007 y 2010 tenemos la posibilidad de personalizar nuestro entorno de trabajo. Es cierto que en la versión 2003 existe la posibilidad de establecer una barra de herramientas personalizada, a la que incluso le podíamos poner nuestros propios iconos con el pequeño editor que incorpora, pero esta función se hace más presente y necesaria en las versiones 2007/10.

Para ello haciendo clic en Archivo/Botón office,  buscamos barra de herramientas de acceso rápido o bien desplegando en el icono siguiente:

Desplegamos “Comandos más utilizados” y escogemos por ejemplo en este caso “Crear gráfico”.

Si no queremos insertar esta herramienta como acceso rápido iremos a Menú>Insertar>Gráficos. Aquí escogemos el tipo que precisemos para representar los datos. En el ejemplo seleccionamos primero el área de datos (en este caso A1:E42), seguidamente Insertar><gráfico dispersión…con líneas suavizadas

Bueno con esto nos habrá insertado un gráfico más o menos como este:

Para comenzar tenemos en la leyenda 4 series cuando sólo tiene que haber 3. Vamos a eliminar la Serie 1, haciendo clic sobre Serie 1 botón derecho y eliminar serie. A continuación necesitamos cambiar los respectivos nombres de las series, hacemos clic en el gráfico y después en seleccionar datos nos saldrá una ventana como esta:

Y tal como se señala en la imagen clic en editar y cambiamos el nombre a las series.

Si se fija bien podrá observar como se activan las diferentes herramientas para los gráficos. Si selecciona la pestaña Presentación accederá a las opciones de Título de gráfico, Etiquetas, etc.

Los minigráficos

Los minigráficos , son una de las grandes novedades visuales con las que nos sorprende Excel 2010. Se tratan de pequeños gráficos incrustados en el fondo de una celda de tal forma que complementan la información contenida en las celdas de al lado. Estos minigráficos suelen utilizarse para ver de un solo vistazo, tendencias o resultados sin tener que estudiar grandes tablas de números.

En el ejemplo de referencia:

  1. Seleccione la celda B12.
  2. Vaya a Insertar>Minigráfico de columna>
  3. Le aparecerá una nueva ventana para seleccionar el rango de datos seleccione C12:E12.
  4. Clic en Aceptar.

Para eliminar un minigráfico, nos posicionamos en la celda donde se encuentra ubicado y con el botón derecho seleccionamos  Minigráfico> Borrar minigráfico.

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